Recurring event series
Una serie recurrente consiste en una regla de recurrencia y un evento plantilla. La regla define la programación; la plantilla define los detalles del evento. El sistema genera instancias individuales del evento automáticamente, con 8 semanas de anticipación a la vez.
Crear una serie recurrente
Vaya a Panel > Series recurrentes > Nueva serie. Deberá completar dos cosas: la programación y los detalles del evento.
Opciones de programación
Hay 4 tipos de frecuencia:
- Semanal - Se repite en los días seleccionados cada semana. Por ejemplo, todos los lunes y miércoles.
- Quincenal - Se repite en los días seleccionados cada dos semanas. La semana alternada se calcula a partir de la fecha de inicio de la serie, por lo que se mantiene consistente sin importar cuánto tiempo por adelantado esté consultando.
- Mensual por día de la semana - Se repite en un día de la semana específico en una semana específica del mes. Por ejemplo, el 2do martes, o el último viernes. "Último" es siempre la última ocurrencia de ese día de la semana en el mes, independientemente de cuántas semanas tenga el mes.
- Mensual por fecha - Se repite en una fecha específica del calendario cada mes. Por ejemplo, el día 15. Si la fecha no existe en un mes determinado (como el 31 de febrero), ese mes se omite.
Todos los tipos de frecuencia requieren una fecha de inicio. La fecha de finalización es opcional - déjela en blanco para una serie continua.
Detalles del evento (la plantilla)
El evento plantilla funciona como un formulario de evento regular: título, descripción, tipo de evento, ciudad, hora de inicio, hora de finalización, características de accesibilidad, etc. Los campos de hora de la plantilla establecen la hora del día para cada instancia generada. La fecha proviene de la programación.
El evento plantilla en sí siempre se mantiene en estado de borrador y nunca se muestra públicamente. Solo las instancias generadas se publican.
Cómo se generan las instancias
Cuando una serie está activa, el sistema genera instancias concretas del evento para cada próxima ocurrencia. La generación se ejecuta automáticamente y es idempotente - ejecutarla varias veces no crea duplicados. Las instancias se corresponden con su fecha de ocurrencia, por lo que editar una plantilla y regenerar actualiza las instancias existentes en lugar de crear nuevas.
Las instancias generadas se ven y se comportan como cualquier otro evento publicado. Aparecen en las páginas de ciudades, en el feed iCal, y pueden recibir reportes.
Editar una serie
Abra una serie desde Panel > Series recurrentes. Puede editar la programación (fechas, frecuencia) o la plantilla (detalles del evento, accesibilidad, horarios).
Propagar cambios
When you save changes to the template, you'll see a "Apply to future instances" checkbox. If you check it, the system overwrites all future generated instances with the updated template data. If you leave it unchecked, the template changes apply only to future new instances — existing ones stay as they are.
Use la propagación cuando corrija algo que debe ser consistente en todas las instancias - un cambio de ubicación, información de accesibilidad corregida, datos de contacto actualizados. Omítala cuando haya editado manualmente instancias individuales y no quiera que esas ediciones sean sobreescritas.
Excepciones
Las excepciones le permiten gestionar ocurrencias que difieren de la programación regular. Agréguelas desde la página de detalles de la serie en la sección de Excepciones. Cada excepción tiene como objetivo una fecha específica.
Omitir
No se genera ningún evento para esa fecha. Use esto cuando una reunión no ocurre - un día festivo, un conflicto con el lugar, un descanso. La fecha simplemente no aparece.
Cancelar
Se genera un evento pero se establece en estado cancelado. Use esto cuando una ocurrencia fue publicada anteriormente y las personas pueden haberla visto. Agregue una nota de cancelación - se muestra públicamente en el detalle del evento. Esta es la opción correcta cuando una reunión fue anunciada y luego cancelada; omitirla dejaría a las personas suscritas con una entrada desactualizada en sus calendarios.
Modificar
Se genera un evento con anulaciones específicas para esa fecha. Puede cambiar la hora de inicio y/o la ubicación para una sola ocurrencia sin afectar el resto de la serie. Útil para la reunión ocasional que cambia de sala o comienza una hora antes debido a un horario festivo.
Activar y desactivar una serie
Las nuevas series comienzan inactivas. Después de revisar la programación y la plantilla, active la serie para comenzar a generar instancias. Puede desactivar una serie en cualquier momento - no se generarán nuevas instancias, pero las existentes permanecen publicadas a menos que las cancele o elimine por separado.
Fechas de finalización de la serie
Si una serie tiene una fecha de finalización definida, no se generan instancias más allá de esa fecha. La serie permanece en el sistema y puede revisarla o reactivarla más adelante. Si la serie ha concluido definitivamente, también puede cancelar las instancias futuras restantes individualmente, o desactivar la serie y dejar que la fecha de finalización lo gestione.